Emitere factură pentru dosar cu abonament

Poți emite facturi fiscale pentru pentru toate tipurile de dosare: cu rată orară, sumă fixă, abonament lunar sau pentru proformele și cheltuielile din dosare. Poate fi emisă o singură factură fiscală care să conțină mai multe tipuri de dosare, proforme, cheltuieli și discount. Emiterea facturilor fiscale poate fi făcută doar de administratorii contului DESKLOGS.com. În cazul dosarelor cu abonament, se pot factura atât fluxuri cu loguri aprobate, cât și fluxuri fără loguri, create automat de aplicație.

Află care sunt pașii pentru a emite o factură fiscală pentru un dosar cu abonament lunar.

Accesează pagina „Facturi”

Pentru a începe procesul de facturare, apasă butonul principal de meniu cu trei linii orizontale din partea stânga-sus a interfeței DESKLOGS și fă click pe „Finanțe”, apoi pe „Facturi”.

Folosește meniul „+” plus

În pagina „Facturi” apeși butonul „+” plus, apoi  faci click pe „Emite factură”.

Pagina de facturare

Pagina pentru emiterea facturilor este compusă din mai multe zone.

În prima zonă, aflată în partea de sus a paginii, alegi clientul, tipul dosarului, dosarul și fluxul sau fluxurile pe care urmează să le adaugi în factură. Asupra acestora poți să faci setările care te interesează folosind funcționalitatea „Mai multe opțiuni” și să adaugi detalii suplimentare.

Folosind butonul „Adaugă rând”, fluxul sau fluxurile selectate sunt adăugate în zona gri a paginii, zona de previzualizare a facturii.

În zona de jos a paginii există două butoane. „Detalii factură” te ajută să faci setări suplimentare pentru factura ce va fi emisă, iar „Facturează” te ajută să emiți factura.

Selectează clientul

Fă click în câmpul „Client” și selectează numele acestuia din lista care se deschide sau scrie numele acestuia în interiorul câmpului, pentru a-l găsi mai ușor. În cazul în care clientul are și un alias, acesta este afișat înaintea denumirii complete, care este afișată între paranteze.

Selectează „Abonament”

Selecția „Abonament” îți permite să alegi doar dintre dosarele cu abonament pe care le are clientul. După ce faci click pe „Abonament”, sub text apare o linie colorată.

Selectează dosarul cu abonament

Fă click în câmpul „Dosar” și selectează-l din lista care se deschide pe cel care te interesează. Totodată, poți introduce parțial sau complet numele dosarului, pentru a-l căuta.

Analizează comentariile

În cazul în care există note adăugate de utilizatori în legătură cu facturarea, în pagina de emitere a facturii este afișat un triunghi portocaliu însoțit de textul „Atenție la comentariile existente”.

Pentru a vedea notele adăugate, faci click pe textul „Atenție la comentariile existente”.

În pagina popup care se deschide vezi informațiile adăugate de utilizatori, apoi apeși „Renunță” pentru a închide fereastra.

Selectează fluxul

După ce selectezi dosarul pe care vrei să-l facturezi, în pagina de facturare apar fluxurile create în cadrul respectivului dosar. Pot fi fluxuri fără loguri sau fluxuri cu loguri. Fluxurile fără loguri nu necesită aprobare, pentru că sunt create automat la data setată în dosar. Un flux cu loguri trebuie să fie mai întâi aprobat, apoi poate fi adăugat ca rând în cadrul facturii. Poți selecta câte un flux care are ca fază de aprobare „Așteaptă facturare” sau „Abonament fără loguri”.

Dacă există loguri neprocesate sau fluxuri neaprobate, poți să faci click pe butonul de acțiuni cu trei puncte din dreptul fiecărui caz în parte și poți crea un nou flux sau aproba un flux deja creat.

Fă click aici și află detalii despre fluxurile de facturare.

Adaugă o descriere pentru rând

Fă click în câmpul „Descriere rând” și introdu un nou text sau folosește textul precompletat. Acest text va fi afișat în factura fiscală.

Descriere pentru orele pontate peste valoarea stabilită

Fă click în câmpul „Descriere depășiri” și introdu un nou text sau folosește textul precompletat. Acest text este folosit pentru a adăuga detalii despre orele pontate în plus față de orele stabilite pentru lucrul la dosar și va fi afișat în factura fiscală și în anexa facturii.

Folosește suma calculată automat

Câmpul „Sumă” se completează automat cu valoarea fluxului selectat. Poți lăsa suma calculată automat sau poți stabili o sumă personalizată. Apoi, selectezi cota TVA.

Adaugă o sumă personalizată

Câmpul „Sumă” poate fi completat cu o altă valoare decât cea calculată automat. În acest caz este afișat un text portocaliu de avertizare, iar anexa facturii nu va conține sume. După ce introduci suma personalizată, selectezi cota TVA.

Folosește „Mai multe opțiuni” înainte de a adăuga rândul

Fă click pe „Mai multe opțiuni”. În fereastra popup care se deschide poți selecta un curs de schimb personalizat pentru rândul ce urmează să fie adăugat în factură, dacă este cazul. Altfel, va fi folosit cursul de schimb oficial al BNR din ziua facturării. Cursul de schimb se folosește dacă moneda dosarului este diferită de moneda în care emiți factura, monedă pe care o selectezi folosind butonul „Detalii factură” din partea de jos a paginii. Apoi, bifezi căsuțele cu informațiile care vrei să apară în factură în legătură cu rândul pe care îl adaugi.

După ce faci toate setările necesare, apeși „Salvează modificările”.

Adaugă rândul în factură

După ce te asiguri să ai făcut toate setările necesare, apasă butonul „Adaugă rând” din panoul principal al paginii. Fluxul selectat dispare din panoul principal și este adăugat ca rând în factură în zona de previzualizare.

Șterge rândul adăugat, dacă este cazul

Dacă te răzgândești în privința unui rând adăugat și vrei să-l ștergi din factură, apasă butonul de acțiuni cu trei puncte din dreptul acestuia și selectează „Șterge”. Rândul dispare din zona de previzualizare, iar conținutul acestuia este adăugat înapoi în partea de selecție.

Detalii factură

După ce rândul este adăugat, fă click pe butonul „Detalii factură” aflat în partea de jos a paginii. În fereastra care se deschide, poți modifica toate câmpurile subliniate cu gri. Poți selecta o dată de emitere, diferită de ziua curentă sau poți schimba seria facturii și poți alege numărul de zile până la scadență. Alegi o valută principală a facturii, care poate fi diferită de cea a dosarului și poți alege și o valută secundară care va fi afișată în factură. În câmpul „Curs de schimb”, poți alege un curs preferențial pentru valuta secundară folosită sau poți folosi cursul oficial al BNR din ziua respectivă, dacă este cazul.

După ce ai făcut toate setările necesare, apeși „Salvează modificările”.

Previzualizează și emite factura

După ce faci toate setările pentru rândul adăugat în factură, în zona de previzualizare vezi toate informațiile și sumele ce vor fi afișate în factură.

În acest moment, poți să facturezi rândul adăugat sau poți să mai adaugi și alte rânduri cu fluxuri de facturare, proforme, cheltuieli sau chiar discount pentru clientul respectiv.

Pentru a face asta, revii în panoul principal al paginii de facturare și selectezi „DE PRESTAȚII”, „DIN PROFORME”, „DOSAR SUMĂ FIXĂ”, „ABONAMENT”, „DE CHELTUIELI” sau „DIVERSE” și urmezi pașii asemănători celor din acest tutorial.

Dacă toate rândurile sunt adăugate și toate setările pentru facturare sunt făcute, apasă butonul „Facturează” din partea de jos a paginii.

Descarcă factura

În pagina popup care se deschide, alegi dacă descarci sau nu factura în format pdf, apoi apeși „Facturează”.

Vizualizează factura

Aplicația DESKLOGS.com exportă facturile în format pdf. După ce sunt descărcate, facturile pot fi trimise clientului prin poștă sau prin e-mail.

Accesează acum contul tău DESKLOGS.com!

 

Creează acum un cont DESKLOGS.com!

 

On this website we use first or third-party tools that store small files (<i>cookie</i>) on your device. Cookies are normally used to allow the site to run properly (<i>technical cookies</i>), to generate navigation usage reports (<i>statistics cookies</i>) and to suitable advertise our services/products (<i>profiling cookies</i>). We can directly use technical cookies, but <u>you have the right to choose whether or not to enable statistical and profiling cookies</u>. <b>Enabling these cookies, you help us to offer you a better experience</b>.