Emitere proformă pentru dosar cu abonament
Poți emite proforme pentru pentru toate tipurile de dosare: cu rată orară, sumă fixă, abonament lunar sau pentru cheltuielile din dosare. Poate fi emisă o singură proformă care să conțină mai multe tipuri de dosare, cheltuieli și discount. Emiterea proformelor poate fi făcută doar de administratorii contului de DESKLOGS.com. În cazul dosarelor cu abonament, se pot emite proforme atât pentru fluxuri cu loguri aprobate, cât și pentru fluxuri fără loguri, create automat de aplicație.
Află care sunt pașii pentru a emite o proformă pentru un dosar cu abonament lunar.
Accesează pagina „Proforme”
Pentru a începe procesul de emitere a unei proforme, apasă butonul principal de meniu cu trei linii orizontale din partea stânga-sus a interfeței DESKLOGS.com și fă click pe „Finanțe”, apoi pe „Proforme”.
Folosește meniul „+” plus
În pagina „Proforme” apeși butonul „+” plus, apoi faci click pe „Emite Proformă”.
Pagina pentru emiterea proformelor
Pagina pentru emiterea proformelor este compusă din mai multe zone.
În prima zonă, aflată în partea de sus a paginii, alegi clientul, tipul dosarului, dosarul și fluxul pe care urmează să-l adaugi în proformă. Asupra fluxului poți să faci setări folosind funcționalitatea „Mai multe opțiuni” și să adaugi detalii suplimentare.
Folosind butonul „Adaugă rând”, fluxul selectat este adăugat în zona gri a paginii, zona de previzualizare.
În zona de jos a paginii există două butoane. „Detalii factură” te ajută să faci setări suplimentare pentru proforma ce va fi emisă, iar „Facturează” te ajută să emiți proforma.
Selectează clientul
Fă click în câmpul „Client” și selectează numele acestuia din lista care se deschide sau scrie numele acestuia în interiorul câmpului, pentru a-l găsi mai ușor. În cazul în care clientul are și un alias, acesta este afișat înaintea denumirii complete, care este afișată între paranteze.
Selectează „Abonament”
Selecția „Abonament” îți permite să alegi doar dintre dosarele cu abonament pe care le are clientul. După ce faci click pe „Abonament”, sub text apare o linie colorată.
Selectează dosarul cu abonament
Fă click în câmpul „Dosar” și selectează-l din lista care se deschide pe cel care te interesează. Totodată, poți introduce parțial sau complet numele dosarului, pentru a-l căuta.
Analizează comentariile
În cazul în care există note adăugate de utilizatori în legătură cu facturarea, în pagina de emitere a proformei este afișat un triunghi portocaliu însoțit de textul „Atenție la comentariile existente”.
Pentru a vedea notele adăugate, faci click pe textul „Atenție la comentariile existente”.
În pagina popup care se deschide vezi informațiile adăugate de utilizatori, apoi apeși „Renunță” pentru a închide fereastra.
Selectează fluxul
După ce selectezi dosarul pentru care vrei să emiți o proformă, în pagina de emitere a proformei apar fluxurile create în cadrul respectivului dosar. Pot fi fluxuri fără loguri sau fluxuri cu loguri. Fluxurile fără loguri nu necesită aprobare, pentru că sunt create automat la data setată în dosar. Un flux cu loguri trebuie să fie mai întâi aprobat, apoi poate fi adăugat ca rând în cadrul proformei. Poți selecta câte un flux care are ca fază de aprobare „Așteaptă facturare” sau „Abonament fără loguri”.
Dacă există loguri neprocesate sau fluxuri neaprobate, poți să faci click pe butonul de acțiuni cu trei puncte din dreptul fiecărui caz în parte și poți crea un nou flux sau aproba un flux deja creat.
Fă click aici și află detalii despre fluxurile de facturare.
Adaugă o descriere pentru rând
Fă click în câmpul „Descriere rând” și introdu un nou text sau folosește textul precompletat. Acest text va fi afișat în proformă.
Descriere pentru orele pontate peste valoarea stabilită
Fă click în câmpul „Descriere depășiri” și introdu un nou text sau folosește textul precompletat. Acest text este folosit pentru a adăuga detalii despre orele pontate în plus față de orele stabilite pentru lucrul la dosar și va fi afișat în proformă și în anexa proformei.
Folosește suma calculată automat
Câmpul „Sumă” se completează automat cu valoarea fluxului selectat. Poți lăsa suma calculată automat sau poți stabili o sumă personalizată. Apoi, selectezi cota TVA.
Adaugă o sumă personalizată
Câmpul „Sumă” poate fi completat cu o altă valoare decât cea calculată automat. În acest caz este afișat un text portocaliu de avertizare, iar anexa proformei nu va conține sume. După ce introduci suma personalizată, selectezi cota TVA.
Folosește „Mai multe opțiuni” înainte de a adăuga rândul
Fă click pe „Mai multe opțiuni”. În fereastra popup care se deschide poți selecta un curs de schimb personalizat pentru rândul ce urmează să fie adăugat în proformă, dacă este cazul. Altfel, va fi folosit cursul de schimb oficial al BNR din ziua facturării. Cursul de schimb se folosește dacă moneda dosarului este diferită de moneda în care emiți proforma, monedă pe care o selectezi folosind butonul „Detalii factură” din partea de jos a paginii. Apoi, bifezi căsuțele cu informațiile care vrei să apară în proformă în legătură cu rândul pe care îl adaugi.
După ce faci toate setările necesare, apeși „Salvează modificările”.
Adaugă rândul în proformă
După ce te asiguri să ai făcut toate setările necesare, apasă butonul „Adaugă rând” din panoul principal al paginii. Fluxul selectat dispare din panoul principal și este adăugat ca rând în proformă în zona de previzualizare.
Șterge rândul adăugat, dacă este cazul
Dacă te răzgândești în privința unui rând adăugat și vrei să-l ștergi din proformă, apasă butonul de acțiuni cu trei puncte din dreptul acestuia și selectează „Șterge”. Rândul dispare din zona de previzualizare, iar conținutul acestuia este adăugat înapoi în partea de selecție.
Detalii factură
După ce rândul este adăugat, fă click pe butonul „Detalii factură” aflat în partea de jos a paginii. În fereastra care se deschide, poți modifica toate câmpurile subliniate cu gri. Poți selecta o dată de emitere, diferită de ziua curentă sau poți schimba seria proformei și poți alege numărul de zile până la scadență. Alegi o valută principală a proformei, care poate fi diferită de cea a dosarului și poți alege și o valută secundară care va fi afișată în proformă. În câmpul „Curs de schimb”, poți alege un curs preferențial pentru valuta secundară folosită sau poți folosi cursul oficial al BNR din ziua respectivă, dacă este cazul.
După ce ai făcut toate setările necesare, apeși „Salvează modificările”.
Previzualizează și emite proforma
După ce faci toate setările pentru rândul adăugat în proformă, în zona de previzualizare vezi toate informațiile și sumele ce vor fi afișate în proformă.
În acest moment, poți să emiți o proformă pentru rândul adăugat sau poți să mai adaugi și alte rânduri cu fluxuri de facturare, proforme, cheltuieli sau chiar discount pentru clientul respectiv.
Pentru a face asta, revii în panoul principal al paginii pentru emiterea proformei și selectezi „DE PRESTAȚII”, „DIN PROFORME”, „DOSAR SUMĂ FIXĂ”, „ABONAMENT”, „DE CHELTUIELI” sau „DIVERSE” și urmezi pașii asemănători celor din acest tutorial.
Dacă toate rândurile sunt adăugate și toate setările pentru emiterea proformei sunt făcute, apasă butonul „Facturează” din partea de jos a paginii.
Descarcă proforma
În pagina popup care se deschide, alegi dacă descarci sau nu proforma în format pdf, apoi apeși „Facturează”.
Vizualizează proforma
Aplicația DESKLOGS.com exportă proformele în format pdf. După ce sunt descărcate, proformele pot fi trimise clientului prin poștă sau prin e-mail.
Introducere
Login
Creează cont
Tutoriale