Emitere proformă pentru cheltuieli

Poți emite proforme pentru pentru toate tipurile de dosare: cu rată orară, sumă fixă, abonament lunar sau pentru cheltuielile din dosare. Poate fi emisă o singură proformă care să conțină mai multe tipuri de dosare, cheltuieli și discount. Emiterea proformelor poate fi făcută doar de administratorii contului DESKLOGS.com.

Află pașii care trebuie parcurși pentru a emite o proformă pentru cheltuieli.

Accesează pagina „Proforme”

Pentru a începe procesul de emitere a unei proforme, apasă butonul principal de meniu cu trei linii orizontale din partea stânga-sus a interfeței DESKLOGS.com și fă click pe „Finanțe”, apoi pe „Proforme”.

Folosește meniul „+” plus

În pagina „Proforme” apeși butonul „+” plus, apoi  faci click pe „Emite proformă”.

Pagina pentru emiterea proformelor

Pagina pentru emiterea proformelor este compusă din mai multe zone.

În prima zonă, aflată în partea de sus a paginii, alegi clientul, tipul dosarului, dosarul și cheltuiala sau cheltuielile pe care urmează să le adaugi în proformă. Asupra acestora poți să faci setările care te interesează folosind funcționalitatea „Mai multe opțiuni” și să adaugi detalii suplimentare.

Folosind butonul „Adaugă rând”, cheltuiala sau cheltuielile selectate sunt adăugate în zona gri a paginii, zona de previzualizare a proformei.

În zona de jos a paginii există două butoane. „Detalii facturare” te ajută să faci setări suplimentare pentru proforma ce va fi emisă, iar „Facturează” te ajută să emiți proforma.

Selectează clientul

Fă click în câmpul „Client” și selectează numele acestuia din lista care se deschide sau scrie numele acestuia în interiorul câmpului, pentru a-l găsi mai ușor. În cazul în care clientul are și un alias, acesta este afișat înaintea denumirii complete, care este afișată între paranteze.

Selectează „De cheltuieli”

Selecția „De prestații” îți permite să alegi doar dosarele clientului în care au fost adăugate cheltuieli. După ce faci click pe „De cheltuieli”, sub text apare o linie colorată.

Selectează dosarul

Fă click în câmpul „Dosar” și selectează-l din lista care se deschide pe cel care te interesează. Totodată, poți introduce parțial sau complet numele dosarului, pentru a-l căuta.

Analizează comentariile

În cazul în care există note adăugate de utilizatori în legătură cu facturarea, în pagina de emitere a proformei este afișat un triunghi portocaliu însoțit de textul „Atenție la comentariile existente”.

Pentru a vedea notele adăugate, faci click pe textul „Atenție la comentariile existente”.

În pagina popup care se deschide vezi informațiile adăugate de utilizatori, apoi apeși „Renunță” pentru a închide fereastra.

Selectează cheltuielile

După ce selectezi dosarul, în pagina de facturare apar cheltuielile adăugate în cadrul acestuia. Poți să bifezi una sau mai multe cheltuieli. Dacă sunt selectate mai multe, acestea vor fi adăugate în factură ca un singur rând în care va fi evidențiată fiecare cheltuială. Poți selecta în același timp cheltuieli în monede diferite. În acest caz, aplicația va face automat conversia între suma cu care au fost adăugate cheltuielile și suma în care emiți proforma, care se stabilește folosind butonul „Detalii facturare”.

Adaugă o descriere pentru rând

Fă click în câmpul „Descriere rând” și introdu un nou text sau folosește textul precompletat. Acest text este folosit pentru descrierea rândului adăugat și va fi afișat în proformă.

Folosește suma cheltuielilor

După ce selectezi cheltuiala sau cheltuielile pentru care vrei să emiți proforma, lasă câmpul „Sumă” necompletat, pentru a fi folosită suma cu care acestea au fost înregistrate. Pentru a factura fiecare cheltuială cu cota de TVA cu care a fost înregistrată, lasă selectat în câmpul TVA valoarea „Aferent”. Dacă vrei să folosești o altă cotă de TVA, selectează din listă cota potrivită cazului tău. Astfel, rândul adăugat va conține cheltuiala sau cheltuielile selectate cu valoarea lor fără TVA, la care se va calcula noua cotă de TVA pe care o selectezi.

Adaugă o sumă personalizată

Câmpul „Sumă” poate fi completat cu o altă valoare decât cea calculată automat pentru cheltuiala sau cheltuielile selectate. Astfel, poți să adaugi orice valoare în câmpul sumă, apoi să selectezi cota de TVA, alta decât cea denumită „Aferent”. În acest caz, în cadrul rândului adăugat, cheltuiala sau cheltuielile pe care vrei să le facturezi nu vor mai avea afișate sumele cu care au fost adăugate. Doar rândul adăugat va fi afișat cu suma personalizată aleasă de tine și valoarea TVA selectată.

Folosește „Mai multe opțiuni” înainte de a adăuga rândul

Fă click pe „Mai multe opțiuni”. În fereastra popup care se deschide poți selecta un curs de schimb personalizat pentru rândul ce urmează să fie adăugat în proformă, dacă este cazul. Altfel, va fi folosit cursul de schimb oficial al BNR din ziua facturării. Cursul de schimb se folosește dacă moneda cheltuielii pe care vrei să o facturezi este diferită de moneda în care emiți proforma, și pe care o selectezi folosind butonul „Detalii factură” din partea de jos a paginii. Apoi, bifezi căsuțele cu informațiile care vrei să apară în proformă legate de rândul pe care îl adaugi.

După ce faci toate setările necesare, apeși „Salvează modificările”.

Adaugă rândul în proformă

După ce te asiguri să ai făcut toate setările necesare, apasă butonul „Adaugă rând” din panoul principal al paginii de facturare. Cheltuiala sau cheltuielile selectate dispar din panoul principal și sunt adăugate ca rând în proformă în zona de previzualizare. Rândul adăugat va conține cheltuiala sau cheltuielile pe care le-ai selectat.

Șterge rândul adăugat, dacă este cazul

Dacă te răzgândești în privința unui rând adăugat și vrei să-l ștergi din proformă, apasă butonul de acțiuni cu trei puncte din dreptul acestuia și selectează „Șterge”. Rândul dispare din zona de previzualizare, iar cheltuiala sau cheltuielile care cuprinse în rând sunt adăugate înapoi în partea de selecție.

Detalii facturare

După ce rândul este adăugat, fă click pe butonul „Detalii factură” aflat în partea de jos a paginii. În fereastra care se deschide, poți modifica toate câmpurile subliniate cu gri. Poți selecta o dată de emitere, diferită de ziua curentă sau poți schimba seria proformei și poți alege numărul de zile până la scadență. Alegi o valută principală a proformei, care poate fi diferită de cea a cheltuielilor facturate și poți alege și o valută secundară care va fi afișată în proformă. În câmpul „Curs de schimb”, poți alege un curs preferențial pentru valuta secundară folosită sau poți folosi cursul oficial al BNR din ziua respectivă, dacă este cazul.

După ce ai făcut toate setările necesare, apeși „Salvează modificările”.

Previzualizează și emite proforma

După ce faci toate setările pentru rândul adăugat în proformă, în zona de previzualizare vezi toate informațiile și sumele ce vor fi afișate în proformă.

În acest moment, poți să facturezi rândul adăugat sau poți să mai adaugi și alte rânduri cu fluxuri de facturare, proforme, cheltuieli sau chiar discount pentru clientul respectiv.

Pentru a face asta, revii în panoul principal al paginii pentru emiterea proformei și selectezi „DE PRESTAȚII”, „DIN PROFORME”, „DOSAR SUMĂ FIXĂ”, „ABONAMENT”, „DE CHELTUIELI” sau „DIVERSE” și urmezi pașii asemănători celor din acest tutorial.

Dacă toate rândurile sunt adăugate și toate setările pentru facturare sunt făcute, apasă butonul „Facturează” din partea de jos a paginii.

Descarcă factura

În pagina popup care se deschide, alegi dacă descarci sau nu factura în format pdf, apoi apeși „Facturează”.

Vizualizează factura

Aplicația DESKLOGS.com exportă facturile în format pdf. După ce sunt descărcate, facturile pot fi trimise clientului prin poștă sau prin e-mail.

Accesează acum contul tău DESKLOGS.com!

 

Creează acum un cont DESKLOGS.com!

 

On this website we use first or third-party tools that store small files (<i>cookie</i>) on your device. Cookies are normally used to allow the site to run properly (<i>technical cookies</i>), to generate navigation usage reports (<i>statistics cookies</i>) and to suitable advertise our services/products (<i>profiling cookies</i>). We can directly use technical cookies, but <u>you have the right to choose whether or not to enable statistical and profiling cookies</u>. <b>Enabling these cookies, you help us to offer you a better experience</b>.