Emitere proformă pentru dosar cu sumă fixă
Poți emite proforme pentru pentru toate tipurile de dosare: cu rată orară, sumă fixă, abonament lunar sau pentru cheltuielile din dosare. Poate fi emisă o singură proformă care să conțină mai multe tipuri de dosare, cheltuieli și discount. Emiterea facturilor fiscale poate fi făcută doar de administratorii contului de DESKLOGS.com.
Află care sunt pașii pentru a emite o proformă pentru un dosar cu sumă fixă.
Accesează pagina „Proforme”
Pentru a începe procesul de emitere a unei proforme, apasă butonul principal de meniu cu trei linii orizontale din partea stânga-sus a interfeței DESKLOGS.com și fă click pe „Finanțe”, apoi pe „Proforme”.
Folosește meniul „+” plus
În pagina „Proforme” apeși butonul „+” plus, apoi faci click pe „Emite proformă”.
Pagina pentru emiterea proformelor
Pagina pentru emiterea proformelor este compusă din mai multe zone.
În prima zonă, aflată în partea de sus a paginii, alegi clientul, tipul dosarului, dosarul și fluxul sau fluxurile pe care urmează să le adaugi în proformă. Asupra acestora poți să faci setările care te interesează folosind funcționalitatea „Mai multe opțiuni” și să adaugi detalii suplimentare.
Folosind butonul „Adaugă rând”, fluxul sau fluxurile selectate sunt adăugate în zona gri a paginii, zona de previzualizare a proformei.
În zona de jos a paginii există două butoane. „Detalii factură” te ajută să faci setări suplimentare pentru proforma ce va fi emisă, iar „Facturează” te ajută să emiți proforma.
Selectează clientul
Fă click în câmpul „Client” și selectează numele acestuia din lista care se deschide sau scrie numele acestuia în interiorul câmpului, pentru a-l găsi mai ușor. În cazul în care clientul are și un alias, acesta este afișat înaintea denumirii complete, care este afișată între paranteze.
Selectează „Dosar sumă fixă”
Selecția „Dosar sumă fixă” îți permite să alegi doar dintre dosarele cu sumă fixă pe care le are clientul. După ce faci click pe „Dosar sumă fixă”, sub text apare o linie colorată.
Selectează dosarul cu sumă fixă
Fă click în câmpul „Dosar” și selectează-l din lista care se deschide pe cel care te interesează. Totodată, poți introduce parțial sau complet numele dosarului, pentru a-l căuta.
Analizează comentariile
În cazul în care există note adăugate de utilizatori în legătură cu facturarea, în pagina de emitere a proformei este afișat un triunghi portocaliu însoțit de textul „Atenție la comentariile existente”.
Pentru a vedea notele adăugate, faci click pe textul „Atenție la comentariile existente”.
În pagina popup care se deschide vezi informațiile adăugate de utilizatori, apoi apeși „Renunță” pentru a închide fereastra.
Selectează fluxul
După ce selectezi dosarul cu sumă fixă pentru care vrei să emiți o proformă, sub numele dosarului sunt afișate fluxurile create în cadrul acestuia, inclusiv fluxurile pentru care au fost emise proforme anterior. Poți să emiți proformă pentru fluxurile care au statusul „Așteaptă facturare”.
În continuare, trebuie să selectezi fluxul pe care vrei să-l facturezi. Pentru a face asta, fă click în cerculețul din dreptul fluxului care te interesează. În caz că ai ales ca în dosar să fie calculate și depășiri, în dreptul valorii rândului este afișat un triunghi portocaliu de avertizare. Dacă poziționezi mouse-ul deasupra triunghiului, vezi detalii despre depășirile calculate.
Poți adăuga mai multe fluxuri în aceeași proformă, dacă selectezi și adaugi câte un rând separat pentru fiecare flux pe care vrei să îl facturezi.
Fluxuri pentru care au fost emise proforme
Dacă există fluxuri pentru care au fost emise proforme anterior, acestea sunt afișate în lista de fluxuri. Fluxurile proformate nu pot fi adăugate ca rând în factură, dar pot fi facturate separat folosind meniul de acțiuni cu trei puncte din dreptul acestora, selectând „Emite factură”.
Dacă există loguri neprocesate sau fluxuri neaprobate, poți să faci click pe butonul de acțiuni cu trei puncte din dreptul fiecărui caz în parte și poți crea, aproba sau anula un flux.
Fă click aici și află detalii despre fluxurile de facturare.
Adaugă o descriere pentru rând
Fă click în câmpul „Descriere rând” și introdu un nou text sau folosește textul precompletat. Acest text va fi afișat în proformă.
Adaugă o descriere pentru depășiri
În cazul în care fluxul pe care îl adaugi ca rând conține depășiri, poți adăuga un text explicativ, Fă click în câmpul „Descriere depășiri” și introdu un nou text sau folosește textul precompletat. Acest text va fi afișat în proformă.
Folosește suma calculată automat
În partea dreaptă a câmpului „Sumă” există un sumar în legătură cu suma totală stabilită pentru dosar și suma facturată anterior, dacă au fost emise facturi fiscale anterior, suma rămasă de facturat, valoarea proformelor emise și restul de facturat.
Astfel, îți faci o idee despre valoarea pe care poți să o introduci în câmpul „Sumă”. Poți să folosești suma calculată automat, suma rămasă de facturat sau o altă sumă pe care o stabilești. Apoi, selectezi cota TVA care se va aplica asupra sumei.
Adaugă o sumă personalizată
Câmpul „Sumă” poate fi completat cu o altă valoare decât cea calculată automat. După ce introduci suma personalizată, selectezi cota TVA.
Folosește „Mai multe opțiuni” înainte de a adăuga rândul
Fă click pe „Mai multe opțiuni”. În fereastra popup care se deschide poți selecta un curs de schimb personalizat pentru rândul ce urmează să fie adăugat în proformă, dacă este cazul. Altfel, va fi folosit cursul de schimb oficial al BNR din ziua facturării. Cursul de schimb se folosește dacă moneda dosarului este diferită de moneda în care emiți proforma, monedă pe care o selectezi folosind butonul „Detalii factură” din partea de jos a paginii. Apoi, bifezi căsuțele cu informațiile care vrei să apară în proformă, în legătură cu rândul pe care îl adaugi.
După ce faci toate setările necesare, apeși „Salvează modificările”.
Adaugă rândul în proformă
După ce te asiguri să ai făcut toate setările necesare, apasă butonul „Adaugă rând” din panoul principal al paginii. Fluxul selectat dispare din panoul principal și este adăugat ca rând în proformă în zona de previzualizare.
Rândul adăugat are valoarea calculată automat a fluxului sau valoarea adăugată de tine. În cazul în care în dosar se calculează depășiri, rândul adăugat conține valoarea rămasă de facturat, la care se adaugă valoarea depășirilor. În cazul în care facturezi peste valoarea sumei stabilită pentru dosar, rândul va afișa valoarea depășirilor.
Șterge rândul adăugat, dacă este cazul
Dacă te răzgândești în privința unui rând adăugat și vrei să-l ștergi din proformă, apasă butonul de acțiuni cu trei puncte din dreptul acestuia și selectează „Șterge”. Rândul dispare din zona de previzualizare, iar conținutul acestuia este adăugat înapoi în partea de selecție.
Detalii factură
După ce rândul este adăugat, fă click pe butonul „Detalii factură” aflat în partea de jos a paginii. În fereastra care se deschide, poți modifica toate câmpurile subliniate cu gri. Poți selecta o dată de emitere, diferită de ziua curentă sau poți schimba seria proformei și poți alege numărul de zile până la scadență. Alegi o valută principală a proformei, care poate fi diferită de cea a dosarului și poți alege și o valută secundară care va fi afișată în proformă. În câmpul „Curs de schimb”, poți alege un curs preferențial pentru valuta secundară folosită sau poți folosi cursul oficial al BNR din ziua respectivă, dacă este cazul.
După ce ai făcut toate setările necesare, apeși „Salvează modificările”.
Previzualizează și emite proforma
După ce faci toate setările pentru rândul adăugat în proformă, în zona de previzualizare vezi toate informațiile și sumele ce vor fi afișate în proformă.
În acest moment, poți să emiți proforma pentru rândul adăugat sau poți să mai adaugi și alte rânduri cu fluxuri de facturare, cheltuieli sau chiar discount pentru clientul respectiv.
Pentru a face asta, revii în panoul principal al paginii pentru emiterea proformei și selectezi „DE PRESTAȚII”, „DOSAR SUMĂ FIXĂ”, „ABONAMENT”, „DE CHELTUIELI” sau „DIVERSE” și urmezi pașii asemănători celor din acest tutorial.
Dacă toate rândurile sunt adăugate și toate setările pentru emiterea proformei sunt făcute, apasă butonul „Facturează” din partea de jos a paginii.
Descarcă proforma
În pagina popup care se deschide, alegi dacă descarci sau nu proforma în format pdf, apoi apeși „Facturează”.
Vizualizează proforma
Aplicația DESKLOGS.com exportă proformele în format pdf. După ce sunt descărcate, proformele pot fi trimise clientului prin poștă sau prin e-mail.
Introducere
Login
Creează cont
Tutoriale